De kleine lettertjes van Biemans

Hieronder vind je al onze “kleine lettertjes”. De Algemene Voorwaarden, Privacy, klachten procedures en het klachtenformulier.

Algemene voorwaarden

Algemene Leveringsvoorwaarden Biemans Accountants BV en Biemans Belastingadviseurs BV (hierna aangeduid als ‘Biemans’)

  1. Deze algemene voorwaarden zijn, met uitsluiting van andere algemene voorwaarden, van toepassing op iedere overeenkomst op grond waarvan Biemans in opdracht van een opdrachtgever (hierna: ‘de Cliënt’) werkzaamheden verricht en op iedere andere daarmee samenhangende of daaruit voortvloeiende – contractuele of buitencontractuele – rechtsbetrekking tussen Biemans en de Cliënt.
  2. Uitsluitend Biemans geldt tegenover de Cliënt als opdrachtnemer, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De toepasselijkheid van artikel 7:404 BW, dat voor het laatstgenoemde geval een regeling geeft, en de toepasselijkheid van artikel 7:407 lid 2 BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt voor de gevallen waarin aan twee of meer personen een opdracht is gegeven, wordt uitgesloten.
  3. De bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede onherroepelijk bedongen ten behoeve van alle natuurlijke en rechtspersonen die bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken.
  4. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard of strekking van de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan. Zij kan te allen tijde door ieder van partijen schriftelijk worden opgezegd. Indien de overeenkomst door opzegging eindigt voordat de op­dracht is voltooid, is de Cliënt aan Biemans de overeengekomen vergoeding verschuldigd voor de werkzaamheden die Biemans heeft verricht tot de opzegging en – voor zover de werkzaamheden in het belang van de Cliënt zijn – daarna.
  5. Biemans voert de opdracht uit in overeenstemming met de toepas­selijke wetgeving, gedrags- en beroepsregels. Zij spant zich naar beste vermogen in maar staat niet in voor het bereiken van het beoogd resultaat.
  6. Biemans bepaalt de wijze waarop de verleende opdracht wordt uitgevoerd en houdt daarbij voor zover mogelijk reke­ning met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van de Cliënt. De opdracht omvat ook de uitvoering van niet uitdrukkelijk in de omschrijving van de opdracht vermelde werkzaamheden, voor zover ze in het belang zijn van de Cliënt en nauw aansluiten bij wel vermelde werkzaamheden.
  7. Biemans heeft het recht om derden bij de uitvoering van de opdracht in te schakelen als zij dat bevorderlijk vindt voor een goede uitvoering van de opdracht. De Cliënt machtigt Biemans onherroepelijk om namens de Cliënt in te stemmen met door de derde daarbij bedongen voorwaarden en aansprakelijkheidsbeperkingen.
  8. De Cliënt stelt aan Biemans steeds tijdig en volledig de informatie ter beschikking die naar Biemans’ oordeel relevant of noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van de opdracht, op de wijze en in de vorm als door Biemans verzocht.
  9. De Cliënt staat ervoor in dat de verstrekte informatie juist en volledig is en stelt Biemans zo spoedig mogelijk op de hoogte als verstrekte informatie niet langer juist of volledig is en als nieuwe informatie beschikbaar is.
  10. Biemans heeft het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten totdat de Cliënt aan de in de beide vorige bepalingen genoemde verplichtingen heeft voldaan.
  11. Biemans is op grond van de wet in bepaalde gevallen verplicht om een geconstateerde ongebruikelijke transactie te melden aan de daarvoor in de wet aangewezen instantie, zonder dat zij daarvan melding mag maken aan de Cliënt. Biemans kan niet aansprakelijk gehouden worden voor enig nadelig gevolg van een dergelijke melding, ook niet indien deze achteraf ongegrond mocht blijken te zijn, tenzij de Cliënt aantoont dat het doen van de melding in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar was. De Cliënt vrijwaart Biemans tegen vorderingen van derden die stellen schade te hebben geleden door een door Biemans ten onrechte gedane melding.
  12. Het honorarium van Biemans wordt bepaald aan de hand van de tijd die aan de uitvoering van de opdracht is besteed en de door Biemans in het betreffende tijdvak gehanteerde uurtarieven voor degenen die bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Het honorarium is niet afhankelijk van het resultaat van de opdracht.
  13. Biemans zal de verrichte werkzaamheden regelmatig factureren, vermeerderd met eventuele verschotten en declaraties van ingeschakelde derden.
  14. De Cliënt zal op eerste verzoek van Biemans een door Biemans te bepalen voorschot betalen en/of een door Biemans gevraagde zekerheid voor de betaling van facturen stellen.
  15. De Cliënt zal de door Biemans verzonden facturen betalen binnen 30 dagen na de factuurdatum door overmaking op Biemans’ bankrekening, met uitsluiting van verrekening en opschorting.
  16. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Cliënt zonder ingebrekestelling in verzuim. In dat geval is over het factuurbedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd en zijn alle door Biemans (zowel in als buiten rechte) gemaakte kosten om betaling te verkrijgen voor rekening van de Cliënt.
  17. Klachten over de uitvoering van de opdracht of over een factuur moeten schriftelijk aan Biemans kenbaar worden gemaakt binnen dertig dagen nadat de Cliënt de aanleiding voor de klacht heeft geconstateerd dan wel in redelijkheid had kunnen constateren. Indien de klacht niet binnen deze termijn is ingediend ver­vallen de rechten van de Cliënt in verband met de aanleiding van de klacht. Het indienen van een klacht schort de betalings­ver­plichting van de Cliënt niet op.
  18. Biemans draagt zorg voor een adequate verzekering van haar beroepsaansprakelijkheid. Indien de uitvoering van een opdracht (waaronder ook een nalaten wordt begrepen) leidt tot aansprakelijkheid van Biemans, is deze steeds beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de aansprakelijkheids­verzekering van Biemans wordt uitbetaald, te vermeerderen met het bedrag van het toepasselijke eigen risico. Indien om welke reden dan ook geen uitkering plaatsvindt uit hoofde van deze verzekering, is de aansprakelijkheid van Biemans beperkt tot een maximum van driemaal het door de Cliënt aan Biemans betaalde honora­rium voor de betreffende opdracht in het tijdvak van twaalf maanden voorafgaande aan de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid is gebaseerd, echter met een maximale aansprakelijkheid van € 100.000.
  19. Uitgesloten is Biemans’ aansprakelijkheid voor indirecte schade (waaronder begrepen winstderving en stagnatie in de bedrijfsvoering van de Cliënt) en voor beschadiging, verlies of in onbevoegde handen geraken van bescheiden (hieronder worden verstaan alle door de Cliënt aan Biemans ter beschikking gestelde of door Biemans bij de uitvoering van de opdracht vervaardigde documenten en gege­vens­dra­gers) en/of persoonsgegevens.
  20. De Cliënt vrijwaart Biemans voor vorderingen van derden wegens schade die voortvloeit uit een fout van Biemans.
  21. De overdraagbaarheid of verpandbaarheid van een door Biemans verschuldigde schadevergoeding wordt uitgesloten, zoals bedoeld in artikel 3:83 lid 2 BW.
  22. Biemans zal bij de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens van de Cliënt verwerken als bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Met het verstrekken van de opdracht verleent de Cliënt aan Biemans toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens en tot het laten verwerken van persoonsgegevens door een derde.
  23. Op alle overeenkomsten tussen de Cliënt en Biemans is Nederlands recht van toepassing.
  24. Tenzij de wet dwingendrechtelijk anders bepaalt, zullen geschillen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter van de Rechtbank Oost-Brabant, met dien verstande dat Biemans bevoegd is om de Cliënt in rechte aan te spreken voor de rechter die zonder deze bepaling bevoegd zou zijn.

Privacy

1. Algemeen

In deze privacyvoorwaarden wordt verstaan onder:

  • Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Bewerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Bewerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze privacyvoorwaarden onlosmakelijk deel uitmaken.
  • Bewerker: Biemans Accountants BV en/of Biemans Belastingadviseurs BV, statutair gevestigd te Erp en kantoorhoudende aan Hertog Janplein 10 te Erp, eveneens Opdrachtnemer.
  • Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
  • Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
  • Opdrachtnemer: Biemans Accountants BV en/of Biemans Belastingadviseurs BV, statutair gevestigd te Erp en kantoorhoudende aan Hertog Janplein 10 te Erp, eveneens Bewerker.
  • Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
  • Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Bewerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
  • Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging

2. Toepasselijkheid privacyvoorwaarden

  • Deze privacyvoorwaarden zijn van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Opdrachtnemer voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
  • Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens zoals omschreven in Annex 1.
  • Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Bewerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
  • Dit zijn privacyvoorwaarden in de zin van artikel 14 Wet Bescherming Persoonsgegevens, waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging.
  • Deze privacyvoorwaarden maken, net als de Algemene voorwaarden van Bewerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

3. Reikwijdte privacyvoorwaarden

  • Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Bewerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyvoorwaarden.
  • Bewerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze privacyvoorwaarden, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Bewerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
  • De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Bewerker te rusten.
  • De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Bewerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
  • Bewerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

4. Verplichting Verantwoordelijke

  • Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Bewerker worden verstrekt.

5. Geheimhouding

  • Bewerker en de personen die in dienst zijn van Bewerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
  • Bewerker en de personen die in dienst zijn van Bewerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

6. Geen verdere verstrekking

  • Bewerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Bewerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Bewerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Bewerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan onder de genoemde regelgeving.

7. Beveiligingsmaatregelen

  • Bewerker zal – rekening houdend met de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van Gegevens, de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging – technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de Gegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
  • Bewerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

8. Toezicht op naleving

  • Bewerker stelt Verantwoordelijke in staat om eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn, de naleving van Bewerker te controleren van de privacyvoorwaarden en met name van de beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zoals genoemd in artikel 7.
  • Bewerker is verplicht in het kader van de controle genoemd in lid 1 een overzicht te verstrekken van de Gegevens die worden verwerkt.
  • Bewerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke eenmaal per jaar een rapportage aan Verantwoordelijke waarin Bewerker informeert over de stand van de beveiligingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 7.
  • Verantwoordelijke en Bewerker kunnen naar aanleiding van de onder artikel 8.3 benoemde rapportage samen nadere beveiligingsmaatregelen overeenkomen.

9. Datalek

  • Zo spoedig mogelijk nadat Bewerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Bewerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Bewerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Bewerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Bewerker heeft getroffen en zal treffen.
  • Bewerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

10. Subbewerkers

  • Indien Bewerker op grond van de Overeenkomst zijn verplichtingen mag uitbesteden aan derden, legt Bewerker aan de betreffende derde deze privacyvoorwaarden op, danwel sluit Bewerker met deze subbewerker een (sub)bewerkersovereenkomst betreffende de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de subbewerker.

11. Aansprakelijkheid

  • Bewerker is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in artikel 49 Wet Bescherming Persoonsgegevens is bepaald, voor schade of nadeel voor zover dat ontstaat door zijn werkzaamheid. Bewerker is slechts aansprakelijk voor schade die aan hem kan worden

 

ANNEX 1: GEGEVENS EN DOELEINDEN

De Verantwoordelijke laat de Bewerker de volgende Gegevens door Bewerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen personeelsadministratie, loonadministratie, financiële verslaglegging:

  • Naam (initialen, achternaam)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Woonplaats
  • Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
  • Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
  • NAW-gegevens en BSN van personeelsleden van Verantwoordelijke

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

  • De werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Bewerker;
  • het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Bewerker dan wel subbewerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
  • het gegevens- en technische beheer, ook door een subbewerker;
  • de hosting, ook door een subbewerker.

Klachtenprocedure

Inleiding

Biemans accountants en belastingadviseurs hecht aan tevreden relaties en werkt daarom steeds aan de kwaliteit van de dienstverlening.

Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en kunnen misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan verzoeken wij u om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en tezamen met u zoeken wij naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met Oscar Hofs of Henry Knapen.

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan via het formulier dat u op onze website kunt invullen. Dit formulier wordt door op de knop Verzenden te klikken per e-mail verzonden naar de heer O.H.G. Hofs. Tevens verzoeken wij u het ingevulde formulier te printen en te ondertekenen en vervolgens te sturen naar O.H.G. Hofs.

Overigens kunt u er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan een van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat u de klacht wilt laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; u ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken u één exemplaar ondertekend te retourneren.

Verloop procedure

De gang van zaken is daarna als volgt: Oscar Hofs zal uw klacht zo spoedig mogelijk behandelen en, gezamenlijk met u en de andere betrokkenen, overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van uw klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan.

In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot: indien u een klacht heeft en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.

We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

De directie van Biemans Accountants B.V. en Biemans Belastingadviseurs B.V.

Biemans Accountants B.V. waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar van hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Klachten worden vastgelegd en worden vertrouwelijk en tijdig behandeld. Onregelmatigheden waarover wordt geklaagd worden tijdig afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de directie van Biemans Accountants B.V.

Voorbeelden van klachten zijn klachten over onregelmatigheden in de sfeer van persoonlijke omgang zoals (sexuele) intimidatie, vernedering, discriminatie, agressie of geweld en klachten over zakelijke misstanden zoals het niet naleven van de wet of gedagsregels, fraude, oplichting, het oneigenlijk gebruik van bedrijfsmiddelen of het manipuleren van informatie.

Klachten dienen te worden gerapporteerd aan de verantwoordelijke directeur van Biemans Accountants B.V., zijnde de heer O.H.G. Hofs.

Klachtenformulier

Indien u een klacht heeft over Biemans Accountants B.V. die u schriftelijk kenbaar wenst te maken, verzoeken wij u gebruik te maken van dit formulier. Met de knop Verzenden wordt dit formulier verzonden aan O.H.G. Hofs. Tevens verzoeken wij u dit formulier te printen en te verzenden ter attentie van de heer O.H.G. Hofs (vertrouwelijk), Postbus 32, 5469 ZG Erp.

Voor een beschrijving van het verdere verloop van de behandeling van uw klacht verwijzen wij naar onze klachtenprocedure.

Voor een snelle en zorgvuldige behandeling van uw klacht vragen wij u uw klacht zo concreet mogelijk te beschrijven: wat is de aard en omvang van het probleem, wat en/of wie betreft het? Hoe lang speelt het al; heeft het zich één of meerdere keren voorgedaan?

  • Dit veld is voor validatie doeleinden en moet ongewijzigd blijven.


Begin met typen en druk op enter om te zoeken